伝えづらい内容のメール文章作成

利用目的

お客様に伝えづらい内容のメールを作成することは、ちょっと骨の折れる作業でもあります。
今回は、“支払遅延”や“過入金”に絞り、メール作成をお願いしてみました。

プロンプト

# 命令書
あなたは、企業で働く入金消込担当です。以下の入力内容をもとに、丁寧な口調でお客様へ依頼メールを2種類作成してください。
# 制約条件
・件名の冒頭には必ず## 株式会社○○○を入れる。
・冒頭文は必ず「いつもお世話になっております。株式会社○○○請求担当、北浜花子と申します。」から書き始める。
# 内容:
　・1通目
　支払が遅れている事を伝える。
　・2通目
　本日、過入金があった事を伝える。
　請求金額：100,000
　実際の入金：105,000
　過入金：5,000
# 希望する返信
　・1通目
　いつ支払ができるか
　・2通目
　次回請求の相殺でよいか、返金か選択
# 要素:
　・件名
　・本文

プロンプトのポイント

・お客様に伝えるべきポイントを項目別にまとめました。
・返信してほしい事柄ははっきりと指示しました。

達成された成果

条件に沿った2種類のメールが用意でき、文章を考えずにすみました。

使用上のヒントやアドバイス

今回は、文章の見た目の指示は出していなかった事もあり、ダラダラと長い文章が気になりました。
読みやすくするために適度に改行し、段落に分ける調整などが必要でした。
ただ、違和感を感じるような丁寧すぎる表現は意外を少なかったので、文章表現はそのまま使えそうだと思いました。

【追加のリソースまたは参考情報】

https://chat.openai.com/share/e/f19dbd41-e640-4bd3-a630-22333a76fe13